Comment calculer ses coûts pour une start-up ?

Le démarrage une startup est une aventure passionnante, mais aussi semée de défis, notamment financiers. Parmis ces défis, une des étapes clés pour assurer la pérennité de votre projet est tout simplement de bien calculer ses coûts. Une mauvaise évaluation des dépenses peut rapidement mettre en péril votre trésorerie et freiner la croissance de votre entreprise. Dans cet article, nous allons explorer les différentes catégories de coûts, les outils pour les anticiper, et les bonnes pratiques pour établir un budget prévisionnel solide.

Dans cet article :

• L'importance de bien calculer ses coûts pour une start-up
• Les types de coûts à anticiper
• Les outils pour calculer ses coûts efficacement
• Les étapes pour établir un budget prévisionnel complet

L'importance de bien calculer ses coûts pour une start-up

Lorsqu'on se lance dans l'entrepreneuriat, chaque euro compte. Pour une startup, c'est encore plus vrai et maîtriser ses coûts dès le départ est la clé de voûte de la réussite de l'entreprise, car les ressources sont souvent limitées et les erreurs de gestion peuvent être fatales...

Assurer la viabilité financière de la start-up

Le succès d'une startup repose en grande partie sur sa capacité à gérer ses ressources de manière efficace.

Calculer ses coûts permet de maîtriser 3 éléments essentiels :

1. Identifier les dépenses prioritaires et éviter les gaspillages de budget.
2. Prévoir les besoins en financement, que ce soit via des fonds propres ou des levées de fonds.
3. S'assurer que la trésorerie couvre les charges fixes et variables sur le court et moyen terme.

Éviter les erreurs fréquentes liées aux coûts

Les entrepreneurs débutants commettent souvent des erreurs qui impactent la gestion de leur budget.

L'erreur la plus répandue concerne la sous-estimation des coûts initiaux. Dans le cadre d'un développement de produit ou d’une application, il arrive fréquemment que les coûts dépassent largement le budget initialement alloué.

Une autre erreur relève de l’omission de certaines charges, il arrive que certaines dépenses indirectes, comme les frais juridiques ou les taxes par exemple, soient souvent négligées.

Enfin, troisième erreur classique liée aux coûts : la gestion inadéquate des imprévus. Sans une marge de sécurité, une dépense imprévue peut déséquilibrer toute la structure financière de la startup.

Gagner en crédibilité auprès des investisseurs et partenaires

Bien calculer ses coûts va permettre à la startup de gagner en crédibilité. Un entrepreneur capable de présenter un budget clair et réaliste inspire confiance.

Aux yeux des investisseurs, cela fait toute la différence ! Les investisseurs, qu’ils soient business angels ou fonds de capital-risque, s’attendent à ce que vous ayez une vision précise de vos besoins financiers.

Si vous êtes capable d'effectuer un calcul précis des coûts, cela démontre à la fois :

1. Votre sérieux et votre professionnalisme.
2. Votre capacité à anticiper les défis financiers.
3. La viabilité de votre modèle économique sur le long terme.

Tous ces paramètres ne sont pas des éléments à prendre à la légère : la valorisation de l'entreprise en dépend ! Les investisseurs redoubleront d'attention quant à la méthode utilisée pour gérer votre startup. Étant donné que ce sont eux qui apportent le capital, il vaut mieux être minutieux.

Les types de coûts à anticiper

Pour bien maîtriser les finances de votre startup, il faut d'abord comprendre et différencier les types de coûts auxquels vous devrez faire face. Chaque catégorie a un impact spécifique sur votre trésorerie et nécessite une approche adaptée.

1. Les coûts fixes

Les coûts fixes sont des dépenses constantes, indépendantes de votre niveau d’activité ou de votre chiffre d’affaires.

Ils constituent la base de vos charges récurrentes, ce sont les sommes à régler peu importe l'état de votre activité.

Quelques exemples de coûts fixes :

• Loyers et charges locatives : si vous louez un bureau, ces coûts doivent être intégrés, même si vous n’avez pas encore de revenus.
• Salaires fixes : les rémunérations des employés permanents, même en cas de baisse d’activité.
• Abonnements et outils logiciels : CRM, outils de gestion de projet, hébergement web... Même si votre chiffre d'affaires baisse.

Les coûts fixes ont un véritable impact sur vos revenus et représentent un engagement financier à long terme. Si dès le départ vous avez une mauvaise évaluation de ces derniers, des difficultés peuvent apparaître, encore plus si votre activité ne génère pas rapidement des revenus suffisants.

2. Les coûts variables

Les coûts variables, contrairement aux coûts fixes, fluctuent en fonction de votre niveau d’activité. Ils sont directement liés à vos opérations et changent fréquemment.

Des exemples courants de coûts variables :

• Matières premières : si vous êtes une startup qui produit des biens physiques.
• Frais de livraison : pour les startup e-commerce qui ont besoin de livrer les produits aux clients
• Commissions : payées à des plateformes ou partenaires pour chaque vente réalisée.

3. Les coûts indirects

Les coûts indirects ne sont pas directement attribuables à une activité précise, mais ils influencent tout de même votre capacité à opérer efficacement.

Quelques exemples de coûts indirects :

• Marketing et publicité : les campagnes publicitaires, la création de contenu, l'optimisation SEO de votre site internet.
• Frais juridiques et administratifs : la rédaction de contrats, le dépôt de marques, la conformité réglementaire.
• Déplacements professionnels : transports, hébergement lors de rencontres avec des clients ou partenaires...

4. Les coûts ponctuels ou exceptionnels

Plus rares, certains coûts ne surviennent qu’une seule fois ou de manière exceptionnelle, ils peuvent quand même représenter une part significative de vos dépenses initiales.

Quelques exemples de coûts ponctuels :

• Frais de démarrage : la création de la société, le dépôt de capital, les frais de notaire...
• Investissements en équipement : l'achat de matériel informatique ou de mobilier.
• Coûts liés au développement de produits : le prototypage, les tests utilisateurs, le passage certifications.

Les outils pour calculer ses coûts efficacement

Disposer des bons outils et des bonnes méthodes va permettre à la start-up d'évaluer ses coûts efficacement. Au-delà de prévoir les dépenses, il sera aussi possible de les monitorer (les suivre) et de les ajuster en temps réel.

Voici une sélection d’outils et de pratiques (non exhaustives) pour simplifier cette démarche.

1. Tableurs et solutions numériques simples

C'est la méthode et les outils les plus simples à mettre en place, utiles si vous êtes encore à la phase de démarrage, sans posséder de compétences techniques.

Les tableurs comme Excel ou Google Sheets restent des incontournables pour calculer et organiser vos coûts. Ils permettent notamment de :

• Créer des tableaux personnalisés pour catégoriser les coûts fixes, variables et indirects.
• Réaliser des simulations budgétaires en modifiant les hypothèses de revenus ou de dépenses.
• Partager facilement les informations avec les membres de votre équipe ou vos partenaires financiers.

Avantages : flexibilité, gratuité (Google Sheets notamment), possibilité d’automatiser certains calculs grâce à des formules.

Inconvénients : nécessite un certain niveau de compétence pour structurer des modèles complexes et plus avancés.

2. Solutions de gestion financière avancées

Pour aller plus loin, il faut utiliser des outils spécialement conçus pour la gestion financière, adaptés aux besoins des start-ups.

On peut citer quelques solutions reconnues comme :

• QuickBooks. Idéal pour suivre les dépenses, gérer les factures et produire des rapports financiers.
• Wave. Une solution gratuite pour les petites entreprises, qui permet de gérer la comptabilité de base.
• Pennylane. Conçu pour les start-ups, cet outil centralise la comptabilité et le suivi financier en temps réel.

3. L'approche budgétaire basée sur le Business Model Canvas

Le Business Model Canvas (matrice d'affaires en français) est un outil visuel bien connu du monde des start-up et des entreprises en général, qui aide à structurer le modèle économique d’une société.

Chaque composante du canvas (ressources clés, partenaires, activités, etc.) peut être associée à des coûts spécifiques.

Cette méthode permet d'identifier rapidement les postes de dépenses stratégiques, de relier les coûts aux revenus projetés et de prioriser les investissements en fonction des besoins opérationnels.

4. Suivi en temps réel grâce aux KPI financiers

Les indicateurs clés de performance (KPI) financiers permettent de surveiller l’évolution des coûts et de détecter rapidement les dérives.

Dans le cadre d'une gestion des coûts pour une start-up, les KPI essentiels sont :

• Le burn rate : Taux de consommation de trésorerie mensuel.
• Le coût d’acquisition client (CAC) : Coût moyen pour obtenir un client.
• Le seuil de rentabilité : Montant de revenus nécessaires pour couvrir les coûts.

Le suivi de ces KPI n'a pas à être répétitif, il faut l'automatiser, grâce à des outils comme ChartMogul ou Baremetrics, la collecte de ces données ainsi que leur visualisation se fait en temps réel pour donner un véritable aperçu de l’état financier de votre startup.

Les étapes pour établir un budget prévisionnel complet

S'il y a bien un outil indispensable à mettre en place pour une start-up, c'est le budget prévisionnel. Il aide à anticiper les dépenses, à identifier les besoins en financement, et à piloter la trésorerie efficacement.

On vous explique comment le mettre en place en 6 étapes.

1. Recenser les dépenses initiales

Avant même de lancer l'activité, vous devrez engager des coûts liés à la création et à la mise en place de votre start-up, c'est une obligation pour tous.

Ces dépenses initiales vont des formalités administratives (frais d'immatriculation, rédaction des statuts, dépôt de capital...) jusqu'au frais de recherche et développement (conception de produits ou services, tests, prototypage...) en passant par l'achat des équipements indispensables (matériel informatique, logiciels spécifiques, mobilier de bureau) et la création de l'identité visuelle (logo, charte graphique, site web...)

Pour être le plus exhaustif et le plus juste possible, dressez une liste de ces dépenses en analysant les entreprises concurrentes déjà implantées, ou en dénichant les playbook des autres start-up dans le même secteur que vous.

Il est commun dans un univers start-up de plus en plus transparent, que les nouvelles sociétés construisent publiquement (on parle de build in public) en documentant leurs avancées, réussites, échecs...

2. Simuler les dépenses opérationnelles sur 12 mois

Une fois la startup lancée, vous aurez des charges opérationnelles régulières. Pour éviter les mauvaises surprises, il faut simuler ces coûts sur une période d’au moins 12 mois.

Pourquoi 12 mois ? Cela vous permet d’anticiper les fluctuations saisonnières ou les éventuels délais dans la génération de revenus. N’oubliez pas d’ajouter une marge pour les imprévus (généralement 10 à 20 % du total des dépenses).

Et quelles sont les dépenses à inclure ?

On en a parlé précédemment ! Il s'agit des coûts fixes (loyers, abonnements, salaires...) des coûts variables (matières premières, frais de transport, commissions...) et des coûts indirects (publicité, services juridiques, formation...)

3. Identifier les sources de revenus prévues

Même si les sources de revenus d’une start-up sont souvent floues au départ, il est possible de réussir à les estimer, plus ou moins précisément, pour évaluer la viabilité de votre modèle économique.

C'est un exercice que vous devez initier ! Mais alors comment faire ? 3 étapes simples pour y arriver :

1. Analysez votre marché cible et estimez un volume de ventes réaliste.
2. Identifiez les différentes sources de revenus : ventes directes, abonnements, commissions, partenariats... Etc.
3. Préparez plusieurs scénarios : optimiste, réaliste, pessimiste.

Inutile d'aller plus loin dans les estimations ou de rajouter trop de paramètres qui viendraient à effectuer des précisions trop pointues... Le but est de conserver une vision d'ensemble qui reste claire.

4. Intégrer les besoins en financement

Une fois vos coûts et vos revenus estimés, il y a un autre paramètre à prendre en compte, notamment si vos revenus sont corrélés à vos dépenses initiales : vous n'aurez pas le budget suffisant et vous aurez des besoins en financement.

Dans ce cas, il suffit de prévoir les fonds pour les dépenses initiales et la trésorerie nécessaire pour les premiers mois d’activité, jusqu’à ce que vos revenus soient suffisants pour les couvrir.

Et au niveau des options de financement ? Plusieurs options s'offres à vous :

• Apports personnels ou des associés.
• Aides publiques et subventions pour startups (exemple : BPI France).
• Levée de fonds auprès d’investisseurs.
• ... Et toutes les autres possibilités que vous avez en tête !

5. Valider votre budget

Vous connaissez maintenant vos dépenses (initiales + opérationnelles), vos futurs revenus et vos éventuels besoins en financement, très bien.

Pour éviter les erreurs et affiner vos estimations, il ne vous reste plus qu'à valider votre budget prévisionnel par des professionnels.

Quand on dit professionnel il s'agit généralement d'un expert-comptable, également disponible pour vous conseiller sur la gestion fiscale et la trésorerie.

Mais il peut aussi s'agir d'un mentor ou un entrepreneur expérimenté, qui connaît les réalités du secteur.

Calculer et optimiser ses coûts pour une start-up est une étape fondamentale pour garantir sa viabilité et maximiser ses chances de succès. En comprenant les différents types de coûts, en utilisant des outils adaptés, et en établissant un budget prévisionnel solide, vous pouvez éviter les erreurs courantes qui mettent de nombreuses jeunes entreprises en difficulté.

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